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大学生のためのメールの書き方

以前に、研究室訪問(特に自学以外の大学院への進学を考えて)のアポのためのメールの書き方 というのを載せたことがあり、今でも比較的アクセスの多い記事です。学内の学生からのメールでも、必須のことがかかれていなくて、残念・・・、と、思うことがあるので、内容重複の掲載です。

 

今、大学生をしている世代は、スマホでのメールでの経験しかなく、差出人を先に確認してから、メールを見ることばかりなのかもしれませんが、私たち年寄り(大学の教員の上のほう・・若い助教の先生たちは、大学生と同じ感覚かもしれませんが)には、解読が、厳しいことも多いです。

 

自分の大学内の先生へ、メールをするときに気をつけよう・・

 

 

タイトルは用件がわかるようにしよう

例えば、

生体治療学 欠席のことについて

薬理応用学 試験結果のことについて

 

場合によっては、タイトルに、OO学科O年 XX △△ (名前)としてもいいかと思います。

 

出だしは・・

 

OO XX先生

 

で、はじめよう。こんにちは! で、はじめられると、本当に自分宛のメールかどうか分からないスパムかも?と、思ってしまいます。

 

学内の先生であれば、OO大学、OO研究室は必要ないことも多いけれど、同姓の先生がいるような場合は、研究室名をいれたほうがいいかもしれませんし、場合によってはOO学ご担当としてほうがいいかもしれません。重要なことは、メールを受け取った相手が、差出人が考慮していると理解してくれるように書くことです。大人の中には、苗字+名前のフルネームで△△ ■■先生と書かれたほうが丁寧と感じている方もいるように思います。

 

学生であれば、次に、O年生 OO学部 OO学科  OO XXです。と、名乗りましょう。

教員同士、大人同士のメールだと、「平素より、大変、お世話になっていますで、はじめることが多いですが、学生から教員で、それも自分の研究室所属の学生でないときは、必要ないように私、個人は感じています。

 

 

次に用件に入りますが、教員は、ものすごい数のメールを毎日受け取っているので、長々感がなく、簡潔に、しかし、丁寧に記載しましょう。

 

OO月OO日3限の講義をインフルエンザで休みました。欠席届けをお持ちしたいのですが、OO先生が御在室の日時をお教えください。

 

と、書けば、多くの先生は、OO月OO日20時 のような意地の悪い指定はせず、水曜の午後、木曜の午前というように書いてくれるはず。シラバスをみて、オフィスアワーを調べて、その時間内に行くことを提案、つまり、「水曜午前をオフィスアワーとされているので、17日(水)の10時20分ごろ、お伺いしたく思っています」が、相手のことを気遣っている感があって、よいと思います。

 

オフィスアワーが自分の他の講義や実習とかぶっている時は、自分のあいている時間を明記したほうが、返事するほうもしやすいです。「木曜日の2限と金曜日の3限は講義がないので、いずれかで、ご都合がよい日時をご指定ください」なら、大丈夫かと思います。先生のほうも、学生の時間割は分かっていますから(私の所属している大学では、誰がどのコマが空けているのか、履修届がいずれの科目ででていて、どの選択科目をとっているのかは、は、該当科目の教員以外は分からないようになっています)、失礼ではないと思います。

 

最後に、

御多忙のところ、恐縮ですが、よろしくお願いします。

 

と、くどくない結びを書いて、

 

その後に 学年、学生番号、フルネーム、 1日に1回以上はチェックしているメールアドレスを書きます。もちろん、PCメールやWEBメールが受け取れるアドレスにしておくことは必須です。gmail でも最近はかまいませんが、可能なら、大学から与えられているアドレスがよいかと思います。

 

内容が相談ごとなどで、電話番号を知らせてもいい時は、携帯電話の番号を書いてもいいかと思いますが、なくても、まったく、大丈夫です。

 

返信メールをもらったら、すぐに、

XX先生

お返事ありがとうございます。承知しました。

OO(自分の名前)

 

と、返信しましょう。

私も随分と大人になるまで誤まって使用していましたが、了解しました、は、目上の方には、失礼なようです。

 

 

 

欠席届けなどは、直接、教員に渡すことが鉄則で、教員側から、メールボックスへ、とか、同じ研究室の教員へといわれない時は、控えたほうが無難です。だから、メールでのアポが必要になります。部屋に在室している時に学生が、突然、来室されても、私の感覚的には構わないのですが、その感覚には個人差もありますし、大学や学部ごとの差もあると思います。

 

 

 

メールどころか、葉書を書くことが、この数日多いです。

この季節は、4月に教授になった方や退職した方からの挨拶のお便りが多いです。周囲の方が昇進され、教授になられるのは本当に嬉しいものです。お返事用に、こんな葉書を自分でつくっています。写真は自分でとったものなので、いまいち感満載ですが、ネットで頼めば、100枚で2,000円くらいでした。

葉書も10円、値上がりしましたので、追加で貼ってます。小額の切手をいっぱい貼るのは、失礼と聞いたこともありますが、これはよかったのかなと、ふと思いました。

 

 

 

 

 

2017.06.11 Sunday 14:36 | comments(0) | trackbacks(0) | 
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